Das Wichtigste in Kürze
Die Checkliste für private Vermieter folgt einem festen Jahresrhythmus. Konten prüfen Sie im Januar, die Abrechnung im Frühjahr, die Technik im Herbst. 2026 steht zusätzlich der Tausch nicht fernablesbarer Messgeräte an.
Checkliste für private Vermieter heißt: Jedes Jahr kehren dieselben Fristen und Pflichten wieder. Abrechnungen, Prüfungen, Zahlungen und Steuer folgen einem festen Rhythmus. Wer ihn kennt, arbeitet ruhig und vorausschauend. Wer ihn verpasst, verliert Geld oder haftet.
Manche Fristen sind hart. Eine zu spät erstellte Betriebskostenabrechnung kostet die Nachzahlung. Verjährte Mietrückstände sind verloren. Eine versäumte Wartung gefährdet den Versicherungsschutz. 2026 kommt eine besondere Frist hinzu: Messgeräte für Heizkosten müssen bis Jahresende fernablesbar sein.
Jahresbeginn: Konten und Fristen
Beginnen Sie das Jahr mit einem Abgleich aller Mietkonten. Prüfen Sie offene Posten aus dem Vorjahr. Mahnen Sie Rückstände zeitnah an.
Behalten Sie die Verjährung im Blick. Mietforderungen verjähren in drei Jahren, gerechnet ab Ende des Jahres ihrer Entstehung. Rückstände aus 2023 verjähren also mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Ein Mahnbescheid hemmt die Verjährung. Ersatzansprüche wegen Schäden an der Wohnung verjähren schon sechs Monate nach Rückgabe.
- Mietkonten und Kautionen abgleichen
- Kautionsbescheinigungen für das Vorjahr an Mieter senden
- Belege für die Steuererklärung sammeln
- Grundsteuer vierteljährlich zum 15. Februar, Mai, August und November zahlen
Betriebskostenabrechnung fristgerecht
Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Kalenderjahr 2025 endet die Frist am 31. Dezember 2026. Danach verlieren Sie Nachforderungen, wenn Sie die Verspätung zu vertreten haben.
Planen Sie die Abrechnung für das Frühjahr. Dann liegen die Rechnungen vor und Sie haben Puffer. Nach jeder Abrechnung dürfen Sie die Vorauszahlungen angemessen anpassen. Weisen Sie den Anteil haushaltsnaher Dienstleistungen aus, damit Ihre Mieter ihn steuerlich nutzen können.
Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate Zeit für Einwendungen. Gewähren Sie auf Wunsch Belegeinsicht. Geordnete Belege sparen dabei Zeit und Streit.
Haben Sie Fragen zu den Terminen Ihres Vermieterjahres?
Sie schildern Ihren Fall zu den Terminen Ihres Vermieterjahres und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Heizkosten und Messtechnik 2026
Für die Heizkosten gilt die Heizkostenverordnung. Seit 2022 erhalten Mieter monatliche Verbrauchsinformationen, wenn fernablesbare Geräte vorhanden sind. Ab 1. Januar 2027 müssen alle Erfassungsgeräte fernablesbar sein.
Prüfen Sie deshalb jetzt Ihre Heizkostenverteiler und Wärmezähler. Fragen Sie Ihren Messdienst rechtzeitig nach dem Tausch. Legen Sie einen Termin vor Jahresende fest. Achten Sie auch auf Eichfristen der Wasser- und Wärmezähler.
- Heizung jährlich warten lassen
- Termine des Schornsteinfegers einplanen
- bei Großanlagen der Trinkwassererwärmung die Legionellenprüfung beachten
Technik und Verkehrssicherung
Ihre Verkehrssicherungspflicht verlangt regelmäßige Kontrollen. Begehen Sie Haus und Grundstück mindestens einmal im Jahr und protokollieren Sie den Zustand. Je nach Objekt gehören dazu:
- Rauchwarnmelder einmal jährlich prüfen
- Dach, Dachrinnen und Fallrohre im Herbst kontrollieren
- Bäume nach Stürmen und einmal jährlich prüfen
- Winterdienst vor Saisonbeginn organisieren
- Aufzug, Spielgeräte und Garagentore nach Plan prüfen
Dokumentieren Sie jede Prüfung mit Datum und Ergebnis. Im Schadensfall belegen Sie so Ihre Sorgfalt gegenüber Versicherung und Geschädigten.
Miete, Versicherung und Steuer
Prüfen Sie einmal im Jahr jede Miete. Bei einer Indexmiete ist eine Anpassung frühestens nach einem Jahr möglich. Bei der Vergleichsmiete gilt die Wartefrist von 15 Monaten seit der letzten Erhöhung. Bei einer Staffelmiete treten die Stufen von selbst ein. In Gebieten mit Mietpreisbremse muss jede Stufe deren Grenze einhalten.
Gehen Sie Ihre Versicherungen durch. Melden Sie Anbauten, Leerstand und Nutzungsänderungen. Zum Jahresende sammeln Sie Rechnungen für die Steuer. Mieteinnahmen und Werbungskosten erklären Sie in der Anlage V. Bewahren Sie Belege über die gesetzlichen Fristen auf. Ein Ordner je Objekt und Jahr hält Ordnung.
Haben Sie Fragen zu den Terminen Ihres Vermieterjahres?
Sie schildern Ihren Fall zu den Terminen Ihres Vermieterjahres und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Fazit zur Checkliste für Vermieter
Checkliste für private Vermieter bedeutet: Konten im Januar, Abrechnung im Frühjahr, Technik im Herbst, Miete und Versicherung einmal im Jahr. 2026 steht zusätzlich der Tausch nicht fernablesbarer Messgeräte an. Feste Termine im Kalender verhindern verpasste Fristen und teure Folgen.
Tragen Sie heute alle Termine dieser Liste mit Erinnerung in Ihren Kalender ein.
Herzliche Grüße
Dominik Eller & Christina Fischer
Quellen
Einleitung
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Immobilienbewirtschaftung
- § 556 BGB
Jahresbeginn: Konten und Fristen
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Immobilienbewirtschaftung
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Rahmenbedingungen der Immobilienwirtschaft
- § 195 BGB
- § 199 BGB
- § 548 BGB
- § 28 GrStG
Betriebskostenabrechnung fristgerecht
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Immobilienbewirtschaftung
- Kompendium Qualifizierte Immobilienverwaltung IHK, Stand 01/2022
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Rahmenbedingungen der Immobilienwirtschaft
- § 556 BGB
- § 560 BGB
Heizkosten und Messtechnik 2026
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Immobilienbewirtschaftung
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- § 5 HeizkostenV
- § 6a HeizkostenV
Technik und Verkehrssicherung
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Immobilienbewirtschaftung
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
- § 823 BGB
Miete, Versicherung und Steuer
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Immobilienbewirtschaftung
- § 557a BGB
- § 557b BGB
- § 558 BGB
- § 21 EStG
Gesetze
- § 556 BGB
- § 195 BGB
- § 199 BGB
- § 548 BGB
- § 28 GrStG
- § 560 BGB
- § 5 HeizkostenV
- § 6a HeizkostenV
- § 823 BGB
- § 557a BGB
- § 557b BGB
- § 558 BGB
- § 21 EStG
Hinweis
Dieser Beitrag stützt sich auf die genannte Fachliteratur der Immobilienwirtschaft, die Gesetzestexte und ausgewählte Fachquellen. Rechtsstand: Oktober 2026. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
